Ordnung im Büro

Wolfgang Eck: 0:23 Hallo Liebe, herzlich willkommen bei unserem neuen Podcast Master of Desaster. Ordnung im Büro von A bis Z. Mein Name ist Wolfgang Eck. Ich sitze hier im Studio mit Edith Stork. Sie ist Ordnungsexpertin. Ich freue mich auf einige Gespräche mit Ihr. Hallo Edith. 

Edith Stork: [00:37] Guten Morgen! 

Wolfgang Eck: [00:38] Das neueste Buch, oder bzw. die neueste Auflage des Buches „Logistik im Büro“, ist gerade erschienen. Edith, vielleicht kannst Du kurz erzählen, wie das Buch entstanden ist. Was ist jetzt neu, also was jetzt neu ist an der neuen Auflage? 

Edith Stork: [00:49] Mit der neuen Auflage hatte es das auf sich, dass wir entscheiden wollten, dass alles was ich weiß, über die Ordnung und meine Methode, einfach auch in dieses Buch einfließen lassen. Vorher war es nicht so. Da haben wir manches weggelassen. Da muss ich sagen, hatte ich immer die Sorge, dass da jemand abkupfert. Aber ich bin inzwischen total beruhigt. Es kann ruhig alles drin stehen und ich finde das inzwischen auch sehr gut.

Wolfgang Eck: [01:17] Im ersten Podcast müssen wir die Methode so ganz kurz erklären. A-P-DOK® ist ja die Bezeichnung. Was heißt das? 

Edith Stork: [01:27] A-P-DOK® muss A-P-DOK® heißen. Nicht A DOK P. Also alphabetisch, sondern A-P-DOK® weil A-P-DOK® ein kaufmännisches Kürzel ist, das alle schon längst benutzen, nur nicht so nennen. 

Edith Stork: [01:42] Die Begriffe zu den jeweiligen Buchstaben sind A wie Administration. Die Verwaltung eines Hauses, eines Büros, eines Einzelzimmers. Wie auch immer, damit der Laden läuft. Das P ist das Produkt. Das ist das Projekt, mit dem eine Firma oder eine Person an den Markt geht und Geld verdient. Das letzte ist zwangsweise natürlich die Dok, die Dokumentation. Alles was wir lesen wollen und müssen oder auch lustvoll lesen.

Wolfgang Eck: [02:16] Du hast ja vor vielen, vielen Jahren damit angefangen. Und Ursprung war ja sicherlich, das Chaos in Büros das Du kennengelernt hast. Du hast es ja beschrieben im Buch „Eine Frau räumt auf“. Aber wie ist das Ganze entstanden? 

Edith Stork: [02:28] Das ganze Ding ist entstanden, das ich mit einem neuen Verlag in die Welt ging, in Hessen. Und habe das auch versucht hinzukriegen, und habe dann aber trotzdem nach einem Jahr einen, ja, Konkurs erlebt, der mir alles entzogen hat, was mir wichtig war, und war dann einfach für ein Jahr so richtig arbeitslos. Und da ich ja ein bisschen Geld verdienen musste, habe ich mich verdingt als ja, Teilzeitkraft. Dort habe ich entdeckt, dass man jedes Mal, wenn man in ein neues Büro kam, fragen musste: Wo ist was? Und keiner, die haben mich immer ganz leer angeguckt, keiner hat gewusst, wo die Papiere des Kollegen waren, wo der Ordner stand und wie auch immer. Und da hab ich mich entschlossen Aufzuräumen. Ich wusste noch nicht genau wie, aber das war inzwischen dann bei meiner letzten Teilzeitfirma wo ich, also war ich verliehen zu, ich glaube, ich darf das heute sagen, Arthur Andersen, weil Arthur Andersen gibt’s ja auch gar nicht mehr. Aber nicht wegen mir. Ja also. So ist es nicht gewesen, wo ich gesagt habe, ich möchte statt tippen für Sie, möchte ich mal Ihr Büro aufräumen. 

Wolfgang Eck: [03:50] Da hat er wahrscheinlich gesagt, Putzfrau haben wir schon. 

Edith Stork: [03:53] So ähnlich, hat mich sehr ungläubig angeguckt und war ein bisschen eklig. Hat aber doch gesagt, ich gebe ihnen zwei Stunden Zeit, entwickeln Sie doch, wie Sie das machen wollen. Nach 20 Minuten habe ich ihm gesagt, ich mache das so und so und so nach A-P-DOK®. Damals noch nicht patentiert, damals noch nicht mit irgendwelchen Weihen. Und dann hab ich sein Büro aufgeräumt mit dem Tenor, ich würde daraus ein Geschäft machen. Und da hat er mich ausgelacht und hat gesagt, mit Ordnung kann man kein Geld verdienen.

Wolfgang Eck: [04:23] Aber das tust Du ja jetzt schon über 20 Jahre. 

Edith Stork: [04:26] Ja, wir hatten auch gewettet um eine Kiste teuren Champagner, und die haben schon so lange lang ausgepackt. Und das Geschäft begann dann auch. 1993 habe ich mich neu gegründet. Und dann habe ich erst einmal im Umfeld Frankfurt, Offenbach, Hanau kleine Aufträge gehabt und wenn ich gar keine Aufträge habe, dann bin ich wieder zurück in meine Teilzeitfirma. Die waren sehr lieb zu mir, und so konnte ich mich so langsam in dieses Geschäft rein hangeln. 

Wolfgang Eck: [05:01] Was war so die lustigste Geschichte am Anfang?

Edith Stork: [05:06] Die lustigste Geschichte? Ist, eigentlich kann ich so aus dem Nähkästchen gar nicht benennen. Es war natürlich ganz am Anfang immer so, dass die Leute ihre Schubladen nicht aufmachen wollten. Dass sie Büros vor mir zugeschlossen haben, da kommen sie nicht rein. Nicht, dass ich es dann mit Gewalt aufgebrochen habe, sondern ich habe gesagt, wir holen uns jetzt einen dicken Kaffee, und dann gehen wir in den Raum rein. Und machen die Tür von innen zu und dann unterhalten wir uns mal wie das geht. Und dann hatte ich Sie im Koffer.

Wolfgang Eck: [05:43] Das Problem ist wahrscheinlich, dass die Chefs der Firmen das beauftragt haben und die Mitarbeiter wahrscheinlich ein bisschen vielleicht, teilweise, zu vorsichtig geworden sind.

Edith Stork: [05:54] Ja, manchmal haben sie mich sogar hinterrücks bestellt, haben das geholt und sind dann, haben dann gemeint, mit mir stolzen Schrittes durch die Firma gehen zu können und sagen: Guck, da drüben sitzt Anna und da Fritz und noch mit mir geredet, sodass jeder erkennen konnte, sie sind erwischt. Das habe ich aber vermieden. Das ging, geht anders, weil sonst Folgen die mir ja nicht, wenn die vorher wissen, da kommt eine rothaarige Krake und macht da irgendwas. Sondern ich hab das vermieden. Nur natürlich gab es immer die „Befehlsgewalt“ dieser Chefs. Aber das hat sich dann auch aufgelöst, weil die Chefs mit in den Topf mussten. Ich habe die mit aufgeräumt. Ich kann nicht einfach sagen, wir machen das niedere Volk, ja, und wir nicht, denn ich habe sie ja alle mit reingenommen. Und dann mussten die auch brummen. Also keine Ausnahme.

Wolfgang Eck: [06:54] Aber der Vorteil des Systems, wenn ich es richtig verstanden habe, ist ja das es sowieso. Es geht ja um Teamfähigkeit.

Edith Stork: [07:00] Der Vorteil ist, dass alle dasselbe System haben können. Und das muss man. Wenn ich ganz offen bin, kann das mit jedem System passieren, wenn alle es benutzen. Ich habe natürlich darauf gedrungen, dass alle mein System benutzen. Das A-P-DOK® habe das in den Abteilungen oder Bereichen oder manchmal in ganzen Firmen halt erreicht, dass alle zusammen das gleiche System. Es gibt keine Stapel mehr auf dem Tisch. Es ist also… Wobei nichts von unangenehmen Verboten verfolgt ist, sondern es ist komfortabel, Ordnung zu haben im Büro. 

Wolfgang Eck: [07:40] Ja, Man findet schneller. Hat also Zeit gewonnen. 

Edith Stork: [07:42] Ja, man muss nicht mehr suchen. Das fällt weg. Ich kann dazu auch ein Rechenexempel nennen wie sowas funktioniert. Und da sind viele Faktoren natürlich dabei. Trotzdem festgestellt nicht von mir alleine, sondern von so Instituten wie die wichtigen Leitz, die wichtigen Esselte, alle, die ein W auf der Stirn haben, wichtig. Die haben Aussagen dazu gemacht, das jeder Büromensch, auch die heiligen Chefs, und die alle die dazugehören pro Tag ungefähr anderthalb Stunden suchen. Das wird natürlich, wenn man das frontal zu jemandem sagt, natürlich sofort abgestritten. Das ist auch realistisch das zu tun. Aber Sie kommen dann doch hinterher, sagen, Ja das stimmt. Denn Sie suchen ja nicht nur Papiers, suchen im PC, suchen ihre Telefonnummern und was weiß ich was alles da kommt. Und ich, es ist errechnet, dass man im Jahr 300 Stunden mit suchen zubringt. Versetzt. Nicht jeder, jeder ist nachzuweisen, und man könnte diese 300 Stunden ja auch anders verwenden. Entweder früher nach Hause gehen und, du kennst meinen Spruch, damit die Leute ihre Kinder erziehen, dass sie mit Messer und Gabel essen können. Oder sie benutzen diese erwirtschaftete Zeit für neue Projekte.

Wolfgang Eck: [09:15] Selbst 100 Stunden wären dann zu viel? 

Edith Stork: [09:18] Jede, jede Stunde. Man kann das natürlich ausrechnen. Ist ne dicke Summe. Wenn man nur die Hälfte davon vermeiden kann, finde ich das schon gut. Und in meinem System sind Stapel nicht enthalten und ist gar nicht nötig, weil das systematisch ausgeräuchert werden kann. Und meistens nehmen die Leute mein System auch mit nach Hause und wenn ich das merke, dass die sagen, ich habe das Zuhause auch eingerichtet. Dann weiß ich wenigstens, mein System hat Platz gefunden, es wird angewandt. Und es gibt Firmen, da kann man das sehen. Richtige Musterfirmen von mir, das finde sogar ich befremdlich wenn ich dahinkomme, es liegt nirgendwo was rum. Man kann vom Fußboden essen, und es gibt keine Ordner Ecken, und die Schirme stehen nicht mehr in der Ecke, sondern sind in der Garderobe aufgehängt. Kennst du au/*ch, diese Bürostühle, wo dann ein nasser Anorak drüber hängt, sodass alle Stühle aussehen wie Ungetüme? Das hört alles auf. Dann ist das Büro auch etwas Angenehmeres. Also es ist ein schönerer Platz, und ohne dass man das jetzt streng macht und militant, sondern es hat was man nicht suchen muss.

Wolfgang Eck: [10:45] Jetzt haben wir ja vorhin die Geburtsstunde kurz miterlebt. Also vor über 20 Jahren, 20 Minuten. Hast du da dieses System wirklich erfunden in diesen 20 Minuten oder andere? 

Edith Stork: [10:56] Nein, eigentlich habe ich, da hieß es auch noch nicht A-P-DOK®. Das wusste ich noch gar nicht genau. Ich wusste nur, dass es drei Kategorien gibt, also einmal dieses, was man auch zu Hause hat. Ich muss ja meine Wohnung, mein Haus, mein Garten verwalten und nicht nur Unkraut zupfen, sondern ich muss auch die Geräte dazu irgendwo stehen haben. Ich muss also die Komplexität einer Verwaltung, von ja, auch eine Firma, die Finanzbuchhaltung wie der Fuhrpark Personalabteilung. Und das hat jede Firma. Ich habe nur nicht sofort gesagt Administration, sondern ich hab gedacht, das ist einfach, was jeder hat. Und dann sagte ich: Womit verdienen die Leute eigentlich ihr Geld? Entweder ist es ein Projekt, ein Erfinder Projekt oder ein Projekt. Damals habe ich in meinem früheren Beruf mit Projekten gearbeitet. Dachte ich ja, das kannst so nennen, womit man sein Geld mit verdient. Mit einer Ware also ein Produkt oder auch einer Dienstleistung. Und dann die dritte Kategorie gesagt. Wenn ich was machen muss, muss ich auch mal das Gesetz nachschlagen. Ich muss mal lesen gibts was anderes darüber gibts Gebrauchsanweisungen, und das kennst du auch zu Hause. Die Gebrauchsanweisung, die sich in der Ecke stapeln, und die Maschinen, die du gekauft hast, sind schon längst im Abfall gelandet. All dieses. Und dann habe ich mir überlegt, wie die Kürzel sein können. Da kam mir das A-P-DOK® in den Sinn. Und dann hat jemand Kluges zu mir gesagt: Mein Gott, meld es doch mal an, es gehört dir. Da entstand dieses heilige kleine “R” ®, was sehr viel Geld kostet. Und hatte dann eine Marke. Hatte dann alles so im Kasten. Und dann hat noch einer mich einmal angesprochen so in der Kantine. Wissen Sie eigentlich, dass ihr A-P-DOK® die Norm der DIN-Normen abbildet? Also eine DIN-Norm. Das heißt, ich, glaube ich bin die Einzige, die Ordnung macht im DIN-Format. Das heißt, die Firmen, die A-P-DOK® haben, haben auch gleichzeitig, sozusagen, ihr Zeug in Ordnung nach den DIN-Normen. Das ist eine Qualität, die kauft jeder gleich mit ein. Man kann, auch wenn man sein Büro ganz ordentlich so gepflegt hat, so aufgestellt hat, auch zertifizieren lassen.

Wolfgang Eck: [13:23] Wir werden auch genauer darüber sprechen. Wir haben mehr vor, und da freue ich mich sehr drauf, den Podcast zu machen im Sinne von A bis Z. Also Ordnung im Büro von A bis Z, da lehnen wir uns ein bisschen an die Gliederung aus dem Buch “Logistik im Büro”. Darüber reden wir dann weiter. Schön, dass du heute da warst, und wir sagen mal tschüs den Hörern.

Edith Stork: [13:43] Dann macht mal alles schön Ordnung. Tschüs. 

Wolfgang Eck: [13:48] Das war Master of Desaster Ordnung im Büro. Von A bis Z. Der Podcast für Unternehmer, Selbstständige, Freiberufler und alle, die ein Büro zu managen haben. Weitere nützliche Informationen finden sie auf Ordnung.com Und Ordnung.Expert.